Politica de Confidențialitate

1. Prevederi generale

1.1. Scopul prezentei „Politici de Confidențialitate” (denumită în continuare – Politica de Confidențialitate) este de a asigura Persoanelor Vizate informații privind scopul, baza legală, domeniul, condițiile de procesare, măsurile de protecție luate de SP Ecosal Galati, dar și privind drepturile Persoanelor Vizate în raport cu procesarea Datelor Personale. Informații suplimentare privind procesarea Datelor Personale pot fi incluse în contracte, notificări de confidențialitate și alte documente, dar și pe paginile de internet ale SP Ecosal Galati.

1.2. Prezenta Politică de Confidențialitate se aplică SP Ecosal Galati.

1.3. SP Ecosal Galati se îngrijește de confidențialitatea Persoanelor Vizate și protecția Datelor Personale, respectând dreptul Persoanelor Vizate la legalitatea Procesării Datelor Personale conform Regulamentului General privind Protecția Datelor și legislației naționale aplicabile și altor reglementări în domeniul confidențialității și Procesării Datelor Personale.

1.4. SP Ecosal Galati a implementat măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția Datelor Personale împotriva accesului neautorizat, divulgării ilegale, pierderii accidentale, modificării, distrugerii și altor procesări ilegale.

1.5. Datele Personale sunt obținute direct de la Persoana Vizată și din serviciile utilizate de Persoana Vizată (de ex. în Sistemul de Comerț Electronic), dar și din surse externe (de ex. registre sau baze de date publice) sau alte persoane (de ex. persoane juridice reprezentate de Persoana Vizată, ai căror angajați, reprezentanți, uzufructuari sunt). SP Ecosal Galati poate înregistra conversații telefonice, video și/sau audio, poate stoca comunicări email sau documenta altfel interacțiunea Persoanei Vizate și comunicarea cu SP Ecosal Galati.

2. Termeni și abrevieri utilizate în Politica de Confidențialitate:

2.1. Procesare – este o acțiune sau set de operații realizate cu sau fără mijloace automate asupra Datelor Personale sau seturilor de Date Personale, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, vizionarea, utilizarea, divulgarea prin expediere, distribuirea sau punerea la dispoziție în alt mod, coordonarea, combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

2.2. Procesator de Date – este o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care procesează Date Personale în numele Operatorului de Date.

2.3. Operator de Date – Societatea SP Ecosal Galati ce procesează Date Personale ale Persoanei Vizate conform scopurilor și mijloacelor specificate ale Procesării Datelor Personale;

2.4. Persoana Vizată – potențial, curent, fost client al SP Ecosal Galati – persoană fizică, candidat la angajare, vizitator, vizitator și utilizator de website-uri (inclusiv Sistemul de Comerț Electronic), participant la evenimentele organizate de SP Ecosal Galati, angajat al persoanelor juridice (de exemplu, clienții SP Ecosal Galati, parteneri de afaceri, chiriași etc.), reprezentant, persoană de contact, persoană autorizată, uzufructuar și orice altă persoană fizică identificată sau identificabilă, ale cărei Date Personale sunt Procesate de SP Ecosal Galati;

2.8. Ecosal – societatea SP Ecosal Galati;

2.9. Date Personale – orice informații aferente persoanei fizice identificate sau identificabile (Persoana Vizată).

2.10. Regulamentul General privind Protecția Datelor – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului privind protecția persoanelor fizice cu privire la Procesarea Datelor Personale și libera circulație a acestor date și abrogarea Directivei 95/46/CE.

3. Informații despre Operatorul de Date

3.1. Fiecare Serviciu a SP Ecosal Galati poate fi un Operator de Date, Procesator de Date sau Operator Comun pentru procesarea Datelor Personale ale Persoanei Vizate.

3.2. Operatorul de Date este Societatea din SP Ecosal Galati ce a obținut Datele Personale ale Persoanei Vizate, de exemplu, pe baza unei relații contractuale sau anterior stabilirii unei relații contractuale, prin depunerea unei solicitări către Persoana Vizată sau vizitând sediul Societății din SP Ecosal Galati sau altfel.

4. Scopurile Procesării Datelor Personale

4.1. SP Ecosal Galati procesează Datele Personale în principal în următoarele scopuri:
4.1.1. Respectarea cerințelor legale;
4.1.2. Încheierea și executarea contractelor;
4.1.3. Pentru înregistrarea unui client în Sistemul de Comerț Electronic, pentru asigurarea funcționării Sistemului de Comerț Electronic și pentru îmbunătățirea funcționării;
4.1.4. Pentru plasarea comenzilor, livrarea produselor, îndeplinirea obligațiilor de garanție a produsului;
4.1.5. Pentru întocmirea facturilor, decontări;
4.1.6. Pentru identificarea clientului/Persoanei Vizate;
4.1.7. Pentru asigurarea comunicării;
4.1.8. Pentru activitățile SP Ecosal Galati, inclusiv pentru asigurarea funcțiilor administrative, contabile și de arhivare;
4.1.9. Pentru asigurarea cursului procesului de selectare a personalului SP Ecosal Galati și pentru asigurarea intereselor juridice ale SP Ecosal Galati în măsura în care sunt legate de selectarea personalului;
4.1.10. Pentru implementarea drepturilor SP Ecosal Galati;
4.1.11. Pentru activitățile de marketing ale SP Ecosal Galati (de ex. depunerea informațiilor și ofertelor, organizarea evenimentelor pentru partenerii de afaceri/angajați și membrii familiilor acestora și acoperirea în media și rețele sociale, promovarea recunoașterii imaginii SP Ecosal Galati);
4.1.12. Pentru supraveghere video la sediul Societății respective din SP Ecosal Galati, depozite și teritorii;
4.1.13. Pentru prevenirea și detectarea infracțiunilor penale;
4.1.14. Pentru obținerea și conservarea dovezilor în litigii civile;
4.1.15. Pentru revizuirea solicitărilor/plângerilor și altor documente;
4.1.16. În alte scopuri în cazuri justificate legal.

4.2. În oricare dintre cazurile la care se face referire în Clauza 4.1 din Politica de Confidențialitate, SP Ecosal Galati Procesează Datele Personale în măsura permisă de un scop specific al Procesării Datelor Personale și conform procedurilor impuse și permise de legile și reglementările aplicabile.

5. Baza legală pentru procesarea Datelor Personale

5.1. SP Ecosal Galati procesează Datele Personale pe baza următoarelor temeiuri legale:
5.1.1. Pentru încheierea și executarea unui contract – Procesarea Datelor Personale este realizată pentru a asigura încheierea uni contract, prestarea unor servicii/vânzarea unor produse, proces de rezolvare sau soluționare a problemelor ce reies din contractul încheiat, dar și pentru luarea măsurilor anterior încheierii unui contract;
5.1.2. Pentru a îndeplini obligații legale – Procesarea Datelor Personale este necesară pentru ca SP Ecosal Galati să îndeplinească obligațiile specificate în legislația de reglementare, de exemplu, în raport cu cerințele administrative, contabile, de arhivare, regulamentele împotriva spălării banilor și finanțării terorismului și respectarea sancțiunilor internaționale, dar și pentru a îndeplini solicitările instituțiilor de aplicare a legii, de supervizare și altor instituții în suma și conform procedurilor prevăzute în legislația de reglementare;
5.1.3. Pentru implementarea sau apărarea intereselor legitime – pe această bază, Datele Personale sunt procesate, de exemplu, pentru prevenirea și detectarea infracțiunilor penale aferente protecției proprietății, dar și pentru obținerea și conservarea dovezilor în litigiile civile (supraveghere video), colectarea datelor, prevenirea pierderii, pentru protecția drepturilor SP Ecosal Galati și intereselor clienților SP Ecosal Galati, partenerilor de afaceri, promovarea recunoașterii imaginii SP Ecosal Galati. Pe baza intereselor legitime ale SP Ecosal Galati, Datele Personale sunt procesate și în cadrul procesului de selectare a personalului SP Ecosal Galati. În aceste cazuri, se evaluează că nu se va deteriora Confidențialitatea Persoanei Vizate în cadrul Procesării.
5.1.4. Consimțământ – în unele cazuri, SP Ecosal Galati necesită consimțământ pentru Procesarea Datelor Personale. În acest cazuri, Persoana Vizată va fi informată separat despre scopul specific al Procesării. Persoana Vizată poate retrage consimțământul în orice moment.
5.1.5. Interese Publice – în anumite cazuri, Procesarea Datelor Personale ale Persoanelor Vizate poate fi realizată pe baza interesului general public. În majoritatea cazurilor, acestea pot fi cazuri excepționale în care Procesarea Datelor Personale trebuie să fie realizată în legătură cu amenințările nevăzute față de public sau o anumită Persoană Vizată, de exemplu, în legătură cu răspândirea COVID-19.

6. Categorii de date personale și tipurile acestora

6.1. Cantitatea și categoriile Datelor Personale care vor fi procesate depind de scopul Procesării, care poate fi diferit în situații diferite. SP Ecosal Galati procesează în principal următoarele categorii și tipuri de Date Personale:
6.1.1. Date de identificare, cum ar fi codul numeric personal, data nașterii, date din documentele de identitate, inclusiv fotografie;
6.1.2. Informații de contact, cum ar fi adresa, numărul de telefon, adresa de email;
6.1.3. Date privind utilizarea Sistemului de Comerț Electronic, de exemplu, date privind accesările și numele de utilizator și parolele atribuite în Sistemul de Comerț Electronic, produsele achiziționate, activitățile realizată în mediul Sistemului de Comerț Electronic, habitatele de utilizare;
6.1.4. Date financiare, de exemplu, informații privind executarea plăților clientului în legătură cu produsele vândute de SP Ecosal Galati;
6.1.5. Detaliile contului, cum ar fi numărul contului bancar;
6.1.6. Date de fiabilitate și cercetare, cum ar fi datele privind disciplina plății contrapartidă, date ce permit SP Ecosal Galati să realizeze activități de cercetare a clienților aferente prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului și verificarea respectării sancțiunilor internaționale, inclusiv scopul cooperări și dacă un partener de afaceri, reprezentantul acestuia, beneficiarul real este o persoană politică importantă;
6.1.7. Date obținute și/sau create în cursul îndeplinirii sarcinilor prevăzute în legislația de reglementare, de exemplu, date pe care SP Ecosal Galati este obligat să le furnizeze instituțiilor cum ar fi autorități fiscale, instanțe, autorități de aplicare a legii;
6.1.8. Date de comunicare și dispozitive, cum ar fi datele conținute în mesaje, email-uri, video-uri, fotografii și/sau înregistrări audio, dar și alte tipuri de date de comunicare și interacțiune colectate atunci când Persoana Vizată vizitează sediile SP Ecosal Galati (inclusiv utilizarea unei parole emise de SP Ecosal Galati) și evenimentele organizate sau la contactarea unei Persoane Vizate și date aferente vizitelor Persoanei Vizate pe website-urile SP Ecosal Galati (inclusiv vizite în Sistemele de Comerț Electronic).
6.1.9. Date profesionale, cum ar fi datele privind educația sau cariera profesională;
6.1.10. Datele Personale de categorie specială, cum ar fi datele privind adecvarea unui candidat la un post vacant pentru funcția ce va fi deținută.

7. Măsuri de Protecție a Datelor Personale

7.1. Pentru protecția Datelor Personale, SP Ecosal Galati utilizează diferite măsuri de securitate tehnică și organizatorică pentru a proteja Datele Personale împotriva divulgării neautorizate, accesului neautorizat, pierderii, ștergerii, distrugerii (de ex. criptarea datelor, echipamente antiefracție, firewall, parole de securitate etc.).

7.2. Datele Personale sunt disponibile unui număr limitat de angajați ai SP Ecosal Galati și implică Procesatori de Date, care au nevoie de acestea pentru realizarea funcțiilor/sarcinilor oficiale respective, și care au cerințe de confidențialitate obligatorii.

8. Transferul / Divulgarea Datelor Personale

8.1. SP Ecosal Galati poate transfera Datele Personale persoanelor cărora SP Ecosal Galati are dreptul să le divulge (de exemplu, Procesatorii de Date, furnizorii de servicii judiciare etc.) sau are obligația conform legislației de reglementare sau contractelor încheiate, sau dacă s-a obținut consimțământul Persoanei Vizate.

8.2. Societatea SP Ecosal Galati poate transfera Datele Personale în principal următorilor destinatari:
8.2.1. Altei Societăți a SP Ecosal Galati, dacă sunt prestate procese relevante aferente Procesării Datelor Personale în cadrul SP Ecosal Galati de către societatea respectivă sau în alte cazuri în care este permis prin legislația de reglementare;
8.2.2. Instituții și oficialități, cum ar fi autoritățile de supervizare, autoritățile fiscale, autoritățile de aplicare a legii, executori judecătorești, notari publici, instanțe, instituții de rezolvare a litigiilor în afara instanței;
8.2.3. Instituții de creditare și financiare, furnizori de servicii de asigurări, părți terțe implicate în executarea tranzacțiilor, decontărilor și raportărilor;
8.2.4. Consultanți financiari și judiciari, auditori;
8.2.5. Furnizori de sisteme informatice și baza de date;
8.2.6. Furnizori de servicii de colectare a datoriilor, cesionari, administratori în insolvență;
8.2.7. Alte persoane și furnizori aferenți prestării serviciilor pentru SP Ecosal Galati, inclusiv supraveghere video, furnizorii de servicii IT, telecomunicații, arhivare, servicii poștale etc.

8.3. SP Ecosal Galati nu transferă periodic sau sistematic Date Personale țărilor terțe (țări în afara Uniunii Europene și Spațiului Economic European), deși, Datele Personale pot fi procesate de Procesatori de Date situați în țări terțe (de exemplu, dezvoltatori de soluții tehnice sau furnizori de servicii). În acest caz, la transferul Datelor Personale, SP Ecosal Galati asigură procedurile prevăzute în legislația de reglementare pentru asigurarea unui nivel al Procesării și protecției Datelor Personale echivalent cu Regulamentul General privind Protecția Datelor.

9. Durata stocării Datelor Personale

9.1. SP Ecosal Galati nu stochează Date Personale mai mult decât este necesar scopului respectiv al Procesării Datelor Personale, sau mai mult decât este specificat în legislația de reglementare obligatorie.

9.2. Perioada stocării Datelor Personale depinde de scopul pentru care Datele Personale au fost obținute și dacă perioada de stocare este prevăzută în legislația de reglementare.

9.3. SP Ecosal Galati va stabili termenul Procesării Datelor Personale având în vedere, printre altele, data de finalizare a relației de afaceri, retragerea consimțământului Persoanei Vizate pentru Procesarea Datelor Personale și perioada legală în care SP Ecosal Galati sau Persoana Vizată își pot exercita interesele legitime (de ex. depunerea obiecțiilor și plângerilor sau intentarea unei acțiuni).

10. Profilare și luarea automată a deciziilor

10.1. SP Ecosal Galati nu realizează profilare și luare automată a deciziilor în raport cu Persoana Vizată.

11. Cookies

11.1. Societățile din SP Ecosal Galati utilizează cookie-uri pe website-urile lor. Cookie-urile utilizate și informațiile despre acestea sunt disponibile în Politica de Cookie a SP Ecosal Galati, disponibilă pe website-ul Societății respective din SP Ecosal Galati.

12. Supraveghere video

12.1. Dacă Societatea respectivă din SP Ecosal Galati realizează supraveghere video, atunci în calitate de Operator al Datelor Personale obținute ca urmare a supravegherii video, se indică semne de informare privind supravegherea video situate la intrările în sediile/teritoriile relevante în care se realizează supraveghere video. Semnele de informare indică și scopul specific al supravegherii video.

12.2. Supravegherea video a SP Ecosal Galati poate fi realizată în principal în următoarele scopuri:
12.2.1. Prevenirea și detectarea infracțiunilor penale legate de protecția proprietății;
12.2.2. Pentru obținerea și conservarea dovezilor în litigii civile;

12.3. Supravegherea video este realizată fără înregistrare audio. În anumite cazuri, Societatea din SP Ecosal Galati poate realiza supraveghere video cu înregistrare audio, specificând acest lucru pe semnele de informare.

12.4. Următoarele condiții sunt îndeplinite pentru a atinge scopul supravegherii video:
12.4.1. Supravegherea video va fi realizată într-un perimetru astfel încât să nu se observe o parte de teritoriu mai mare decât este necesar pentru atingerea scopurilor supravegherii video;
12.4.2. Supravegherea video nu este realizată în locuri cu intimitate ridicată (facilități, dușuri, vestiare, bucătărie);
12.4.3. Datele Personale obținute în timpul supravegherii video sunt obținute de la Persoanele Vizate situate în zona de supraveghere video;

12.5. Datele Personale procesate în legătură cu supravegherea video (înregistrări video) realizată de SP Ecosal Galati vor fi stocate atât timp cât este necesar, stabilind o perioadă maximă de reținere de 90 (nouăzeci) de zile de la momentul înregistrării, dacă nu apare alt scop al Procesării (de ex. în legătură cu o anchetă penală). În general, timpul de stocare al înregistrărilor video este mult mai scurt decât cel de mai sus.

12.6. Categoriile de Date Personale care vor fi procesate în timpul supravegherii video – date vizuale (video) – înregistrări video, fixare foto, data, locul, ora înregistrării.

12.7. Datele Personale obținute în timpul supravegherii video pot fi transferate următorilor destinatari:
12.7.1. Autorități de aplicare a legii/supervizare, în cazurile prevăzute în legislația de reglementare la primirea unei solicitări motivate;
12.7.2. Societățile SP Ecosal Galati și împuterniciții acestora implicați în asigurarea administrării sistemului de supraveghere video sau realizarea scopului Procesării respective, furnizorii de servicii externe ce realizează sistemul de supraveghere video, furnizorii de servicii de securitate ce asigură servicii de securitate, furnizorii de servicii de asigurări pentru anchetarea cazurilor de asigurări, partenerii de afaceri ai SP Ecosal Galati (de exemplu, producătorii de produse, furnizorii, cumpărătorii) – ca probă în cazul unui litigiu asupra împachetării corespunzătoare, primirii, transferului etc. de produse, dar și alte persoane, într-o bază legală corespunzătoare;
12.7.3. Pentru Persoana Vizată – pe baza cererii scrise motivate.

12.8. La emiterea înregistrărilor video, SP Ecosal Galati se va asigura că nu sunt emise mai multe date decât sunt necesare pentru atingerea scopului respectiv al procesării Datelor Personale.

13. Drepturile Persoanei Vizate

13.1. Conform Regulamentului General privind Protecția Datelor, Persoana Vizată are următoarele drepturi cu privire la procesarea Datelor sale Personale:
13.1.1. Să primească confirmare dacă Societatea respectivă a SP Ecosal Galati procesează Datele Personale ale Persoanei Vizate și, dacă le procesează, să le și acceseze;

13.2. Să solicite corectarea Datelor Personale ale Persoanei Vizate dacă sunt inexacte, incomplete sau incorecte (Persoana Vizată nu are dreptul să solicite corectarea sau completarea înregistrărilor video, acest lucru fiind considerat falsificare sau denaturare a informațiilor);
13.2.1. Să solicite ștergerea Datelor Personale ale Persoanei Vizate;
13.2.2. Să restricționeze Procesarea Datelor Personale ale Persoanei Vizate;
13.2.3. Să obiecteze față de Procesarea Datelor Personale ale Persoanei Vizate, dacă Procesarea are loc pe baza intereselor legitime ale Societății din SP Ecosal Galati;
13.2.4. Să primească Datele Personale depuse de o Persoană Vizată la Societatea respectivă din SP Ecosal Galati și procesate pe baza consimțământului sau executării contractului în formă structurată în unul dintre formatele electronice cel mai des utilizate și, dacă este posibil, să transfere aceste Date Personale către alt furnizor de servicii (dreptul la portabilitatea datelor);
13.2.5. Să revoce consimțământul Persoanei Vizate față de Procesarea Datelor Personale.

13.3. Drepturile Persoanei Vizate la care se face referire în Clauza 13.1 din Politica de Confidențialitate vor fi exercitate în măsura în care Procesarea Datelor Personale nu reiese din obligațiile SP Ecosal Galati impuse asupra acesteia de legislația de reglementare.

13.4. Pentru a împiedica divulgarea nejustificată a Datelor Personale ale Persoanei Vizate către părți terțe, SP Ecosal Galati exercită drepturile unei Persoane Vizate pe baza unei cereri scrise, după identificarea prealabilă a Persoanei Vizate.

13.5. Cererea poate fi depusă în unul dintre următoarele moduri (informațiile de contact ale SP Ecosal Galati respectiv sunt disponibile pe website-ul acestuia):
13.5.1. Prin semnare cu semnătură electronică securizată calificată și trimitere la adresa de email a Societății respective din SP Ecosal Galati;
13.5.2. Personal la sediul Societății respective a SP Ecosal Galati în timpul programului de lucru și după verificarea identității Persoanei Vizate, realizată de un angajat al Societății SP Ecosal Galati, prin depunerea cererii respective;
13.5.3. Prin trimiterea unei cereri scrise la adresa legală a Societății respective a SP Ecosal Galati, indicând în cerere adresa poștală la care trebuie să se trimită răspuns. Răspunsul la o astfel de cerere va fi furnizat doar prin scrisoare recomandată, la adresa poștală specificată în cerere.

13.6. Răspunsul la cererea Persoanei Vizate va fi întocmit cel târziu în termen de o lună de la primirea cererii; dacă este necesar, din motive obiective, această perioadă poate fi prelungită cu încă două luni.

13.7. În anumite cazuri prevăzute în legislația de reglementare, SP Ecosal Galati poate să nu dețină dreptul de a furniza informații către Persoana Vizată despre procesarea Datelor Personale.

13.8. SP Ecosal Galati are dreptul să refuze respectarea cerințelor specificate în cererea Persoanei Vizate dacă Persoana Vizată refuză în mod nejustificat să furnizeze informațiile sale de identificare.

13.9. SP Ecosal Galati își rezervă dreptul de a nu emite Date Personale, inclusiv Date Personale obținute în timpul supravegherii video în cazurile în care această emitere:
13.9.1. Afectează alte Persoane Vizate și nu există posibilități tehnice de emitere a Datelor Personale fără încălcarea drepturilor altor Persoane Vizate;
13.9.2. Din cauza dimensiunii sau complexității, necesită timp, personal sau resurse financiare excesive.

13.10. Persoana Vizată poate depune o plângere privind Procesarea Datelor Personale realizată de Societatea respectivă a SP Ecosal Galati la Autoritatea de Supraveghere privind Protecția Datelor Personale din țara în care Societatea respectivă a SP Ecosal Galati este înregistrată, dacă Persoana Vizată consideră că Procesarea Datelor Personale ale Persoanei Vizate încalcă drepturile și interesele Persoanei Vizate conform Legilor privind Protecția Datelor Personale.

14. Informații de contact

14.1. În cazul dubiilor sau pentru informații suplimentare privind procesarea Datelor Personale de către SP Ecosal Galati, vă rugăm să contactați SP Ecosal Galati prin trimiterea unui email la: office@ecosalgl.ro

15. Disponibilitatea și modificarea Politicii de Confidențialitate

15.1. SP Ecosal Galati are dreptul să aducă unilateral modificări și adăugiri Politicii de Confidențialitate în orice moment prin publicarea versiunii curente a Politicii de Confidențialitate pe website-ul SP Ecosal Galati www. ecosalgl.ro

15.2. Politica de Confidențialitate este pregătită în limba letonă și poate fi tradusă în alte limbi conform limbilor țărilor în care Societățile SP Ecosal Galati desfășoară activități. În cazul disputelor, dezacordurilor sau reclamațiilor lingvistice sau de interpretare, textul în limba letonă al Politicii de Confidențialitate este obligatoriu din punct de vedere juridic.

Prezentul document este valabil începând cu 1 martie 2022